Формирование требований по разработке базовых артефактов системы
После завершения моделирования процесса необходимо сформулировать требования для артефактов обрабатываемых в рамках процесса, смоделированного на предыдущем шаге. Как было отмечено ранее, в системе могут использоваться различные виды артефактов – стандартные карточки системы DocsVision «Делопроизводство», файлы документов, электронные формы Microsoft Office VBA и InfoPath, а также карточки DocsVision, специально разработанные для автоматизации конкретного процесса.
Согласно концепции «контурной автоматизации» один и тот же процесс может быть автоматизирован в разной степени, как с точки зрения детализации автоматизируемого процесса, так и по степени специализации используемых в бизнес процессе артефактов. Различные типы артефактов в разной степени обеспечивают удобство обработки информации, то есть в разной степени гарантируют непротиворечивость данных, обеспечивают контроль логики действий пользователя, обеспечивают удобство работы со справочной информацией, позволяют удобно обращаться к данным других приложений и пр. При автоматизации бизнес процессов важно использовать адекватные типы артефактов.
Сформулируем критерии, согласно которым определяется тип артефактов, которые должны быть использованы при автоматизации тех или иных процессов.
o Предметная область и сложность обрабатываемого артефакта
o Если известно, что основные артефакты, обрабатываемые в рамках процесса, могут быть представлены в виде традиционных объектов делопроизводственного учета документов (входящих, исходящих и распорядительных документов). При этом вся бизнес логика обработки документов сводится к регистрации учетной информации о документах, назначении резолюций на документы, рассылки резолюций исполнителям и контролю исполнительской дисциплины. В этом случае в качестве артефактов могут использоваться стандартные карточки приложения «Делопроизводство».
o Если известно, что на этапе обработки пользователь работает с обычным файлом документов, и активность пользователя сводится к следующим типам действий – ознакомление с документом, модификация содержимого документа, включая копирование документа на локальное рабочее место для модификации его в режиме отключения от сервера (Check-out), создание версии документа, внесение комментариев к документу.
В этом случае в качестве артефакта обрабатываемого на этапе может использоваться обычный файл документа. Доставляться на рабочее место документ может либо с помощью задания DocsVision (связанного с регистрационной карточкой документа, порождаемого независимо или создаваемого в рамках процессов DocFlow или Workflow подсистем), либо с помощью размещения в папке пользователя ярлыка на карточку файла документа.
o Если обрабатываемый артефакт должен иметь структурированное представление (состоять из набора атрибутов и включает таблицы), а также обеспечивать некоторую, не очень сложную бизнес логику, например подсчет итогового значения по таблице, вычисление инициализирующих значений полей карточки, проверку значения вводимых полей и пр., то он может быть представлен в виде электронной формы. DocsVision поддерживает возможность использования электронных форм Microsoft Office VBA и форм InfoPath. Физически формы представляют собой файлы документов Microsoft Office (для VBA форм) или XML фалы (для форм InfoPath). Хранение электронных форм в системе и доставка их на рабочие места пользователей осуществляется аналогично хранению и доставке обычных файлов. Для того, чтобы в дальнейшем можно было использовать значения атрибутов электронных форм для поиска объектов в системе, отображать атрибуты форм в представлениях и отчетах, использовать содержимое атрибутов форм для параметризации процессов обработки и передавать содержимое форм между отдельными артефактами в процессе их обработки, необходимо при разработке электронных форм осуществить их параметризацию (смотри раздел «Параметризация артефактов»).
o Если известно, что артефакт имеет достаточно сложную структуру, например, включает несколько иерархически связанных таблиц, отдельные атрибуты привязаны к справочникам, требует возможность фиксации ссылок на другие объекты (в частности с обеспечением ссылочной целостности) и пр. Или этот артефакт требует более сложной бизнес логики обработки, например, использования обработки объекта в различных контекстах при изменении состояния жизненного цикла объекта, требует работы с различными файлами документов в рамках бизнес логики обработки конкретного артефакта и пр.
В этом случае для поддержки данного артефакта в приложении должна быть разработана специальная карточка с использованием API DocsVision. (Смотри документ «Инструкция разработчика DocsVision»).
o Возможная стоимость/сроки разработки
Важным критерием при определении типа артефактов, которые должны быть использованы в автоматизируемом приложении, является оценка эффективной стоимости или сроков разработки конкретного приложение. В зависимости от степени (глубины) автоматизации, в приложении могут использоваться различные артефакты, начиная от обычных текстовых заданий, лишь описывающих необходимые действия пользователя и фиксирующие сроки исполнения заданий, до специальных электронных форм и даже специализированных приложений (карточек DocsVision). При этом использование более сложных артефактов обеспечивает большую степень автоматизации, однако на реализацию данной функциональности требуются и более существенные издержки, как финансовые так и временные. Таким образом, при наличии одного из вышеуказанных ограничений необходимо использовать те типы артефактов, которые позволяют реализовать проект в рамках заданных финансовых и временных ограничений.
o Квалификация разработчика процесса
Одним из существенных ограничений является квалификация разработчика процесса. Для разработки приложений, использующих стандартные карточки подсистемы «Делопроизводство» и файлы, разработчик процесса может не владеть средствами программирования и использовать только стандартные инструменты платформы DocsVision. Для создания электронных форм разработчик должен владеть основами знания разработки на базе Microsoft Office или хорошими знаниями языка XML и владеть инструментарием разработки электронных форм на базе Microsoft InfoPath. Для разработки карточек DocsVision разработчик должен обладать навыками программирования на любом COM совместимом языке программирования (например Visual Basic), а также уметь использовать API системы DocsVision и элементы управления, предоставляемые системой для разработчика.
o Степень формализации и глубина рефлексии процесса
Глубина оптимальной автоматизации процесса также зависит от так называемой «степени зрелости процесса», то есть от того, насколько данный процесс устоялся, насколько его модель соответствует реальной действительности и пр. В том случае, если степень зрелости процесса не высокая, и система автоматизации, в частности, будет использоваться для улучшения понимания процесса, то, очевидно, необходимо использовать минимальные средства разработки при описании артефактов процесса. То есть в этом случае имеет смысл обойтись либо стандартными текстовыми заданиями, либо обычными файлами документов, автоматизируя, при этом, общий контур процесса.
Соответственно, в зависимости от типа артефактов, используемых на различных этапах процесса, необходимо сформировать следующие требования:
o Требования на разработку шаблонов карточек документов и заданий подсистемы DocsVision «Делопроизводство»
Данные требования фактически описывают настройки для стандартных карточек заданий об обработке этапов процесса, а также формулируют требования к наличию шаблонов для стандартных карточек подсистемы «Делопроизводство», которые могут использоваться в качестве артефактов на различных этапах обработки процесса.
o Требования на разработку шаблонов файлов документов и электронных форм Microsoft Office VBA и Microsoft InfoPath
Помимо общей структуры файлов документов и электронных форм, а также бизнес-логики их обработки, реализованной в виде VBA макросов или скриптов InfoPath, данная группа требований должна включать описание атрибутов форм или поля документов, которые должны быть доступны в системе в качестве параметров документа, - это необходимо для использования данных атрибутов при поиске, для отображения в представлениях и параметризации процессов (смотри радел «Параметризация артефактов»).
o Требования на разработку специализированных карточек на базе платформы DocsVision
Для артефактов данной группы должны быть сформулированы требования на разработку, включающие описание структуры данных карточки, а также ее бизнес логики – состояний, операций, элементов представления и т.д. (смотри документацию разработчика DocsVision).
