Справочник по делопроизводству

Принцип контурной автоматизации


Принцип контурной автоматизации заключается в постепенном наращивании функциональности приложения в рамках автоматизации определенного бизнес процесса. В сущности, любая автоматизация, сколь бы глубоко она не осуществлялась, остается не полной, в конечном итоге в любом автоматизируемом бизнес процессе имеется неавтоматизированная часть, исполняемая человеком. В зависимости от степени автоматизации, исполнитель этапа бизнес процесса может выполнять большее или меньшее количество «ручной» работы, и использовать для этой работы более или менее удобные инструменты. Можно проиллюстрировать различные степени автоматизации на примере автоматизации процесса согласования договора, в частности с использованием различных классов приложений DocsVision. Возможны следующие степени автоматизации:

o        Согласование договора можно осуществлять в бумажном виде - в отсутствие какой-либо автоматизации.

o        Можно обеспечить хранение электронных версий договоров в архиве, что существенно упростит редактирование договоров, позволит применять функции разграничения прав доступа и полнотекстового поиска. Также можно реализовать библиотеку шаблонов различных документов. Но при этом весь процесс согласования, будет происходить за границами информационной системы.

o        Использование электронной почты, например, на базе Microsoft Outlook, позволит обеспечить доставку документов согласующим лицам непосредственно на рабочие места, а также проинформировать их о сроках согласования документов. Однако организовывать последовательность обработки, отслеживать исполнение этапов согласования будет необходимо вручную.

o        При использовании средств маршрутизации DocFlow подсистемы имеется возможность описать типовые маршруты согласования договоров различных типов. Система будет доставлять документы согласующим лицам в соответствии с тем порядком согласования, какой необходим, а также обеспечивать контроль сроков согласования.
Однако собственно консолидация и отслеживание внесенных в документы дополнений, реакции на нештатные ситуации в процессе обработке договора должен взять на себя ответственный за согласование договора.

o        С использованием средств автоматизации WorkFlow процессов возможности автоматизации значительно расширяются, появляется возможность организовывать автоматическое слежение за своевременностью исполнения процесса обработки и реализовывать различные корректирующие действия – пересылку документов заместителям, изменение маршрута обработки и пр., Система обеспечивает возможность автоматической пересылки договора контрагенту по электронной почте, включение в единый контур процесса согласования как проекта договора, так и протоколов разногласий, возможность публикации информации о заключении договора в различных учетных системах и пр.

o        И, наконец, полнофункциональное приложение, включающее набор карточек и справочников, помимо вышеперечисленных функций дает возможность формирования и хранения шаблонов типичных договоров, включая типовые сценарии согласования, средства отслеживания изменений в документах, управления доверенностями, процедуры ведения дополнительной информации по договору, актирования, доп. соглашений, исковых претензий и пр. Помимо этого, система может обеспечивать интеграцию с учетными системами, например, фиксировать информацию о заключенном договоре в учетной системе, что позволит фиксировать отгрузку товара по договору. На данной стадии автоматизации функциональность приложения может быть расширена до необходимого максимума.

Чем больше степень автоматизации, тем более подконтрольным и, стало быть, более качественным, с точки зрения соответствия реализации модели, становится процесс, но в тоже время все большую цену приходится платить за достижение соответствующего результата.

Таким образом, для каждого процесса может быть определена степень необходимой автоматизации на определенной стадии его зрелости.


Степень необходимой автоматизации зависит от критичности процесса (потерь в случае неудачной реализации), степени его зрелости (наличие адекватной модели процесса), наличия инфраструктуры автоматизации.

За счет внедрения базовых инструментов автоматизации платформа DocsVision обеспечивает возможность существенного удешевления «контурной» автоматизации процессов, благодаря чему начальные этапы автоматизации можно осуществлять за существенно меньшие средства с минимальными затратами. Подобный подход позволяет не только автоматизировать уже формализованные в организации процессы, но и осуществлять формализацию посредством автоматизации, итерационно реализуя приближение к идеальной модели процесса, используя средства автоматизации различной сложности на базе платформы DocsVision. При «контурном» подходе на каждом этапе развития приложения автоматизации подлежат только те функции, которые соответствуют выбранному классу приложения: сложные этапы исполнения оставляются в рамках ручной обработки, а общая последовательность этапов фиксируется в виде маршрута. Такой подход приводит, по сути, к созданию прототипа системы, который можно тестировать и развивать в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Принцип контурной автоматизации непосредственным образом связан с возможностью постепенного наращивания приложения. При этом расширение может достигаться как за счет более детального описания и настройки данных приложения (более детальное описание прав доступа, структуры иерархии папок, доступных представлений и типовых отчетов и т.п.), так и за счет наращивания функциональности системы (переход от архива документов к их учету, далее – к контролю исполнительской дисциплины в рамках отдельных заданий, а затем – автоматизации процессов и созданию специализированных приложений).


Содержание раздела